Definição do Escopo

Este semana recebi um email de um aluno de admisitração pedindo para ajudar na definição do escopo de um projeto da construção uma guarita para uma empresa.
No momento que li o email fiquei pensando, não tenho conhecimento com projetos de construção civil, porém para um GP na teoria não é necessário ter conhecimento apronfundado sobre as atividades do projeto.
Com este pensamento resolvi responder o email para ajudar o estudante. O foco da minha resposta englobou as seguintes informações:

- na definição do escopo, primeiramente deve-se verificar os requisitos do projeto. O gerente de projetos deve ficar atento aos requisitos explicitos e aos requisitos implicitos, são aqueles requisitos que o cliente não fala nem documenta, porém se na entrega faltar tal item irá causar uma falta de satisfação na aceitação do resultado do projeto. Lembro-me do exemplo que um professor chamado Salvador comentava na aula de Gerenciamento de Projetos que fazia na UDESC: você vai em uma barzinho e pede uma cerveja. O garçom poderia trazer uma cerveja quente, empoirada, fechada. Porém ele sabe que o seu pedido , apesar de ser apenas cerveja, na realidade se refere a uma cerveja bem gelada, limpa, aberta. Neste caso as caracterírsticas da cerveja não foram explicadas , mas se faltassem iriam causar descontentamento ao cliente. Neste mesmo exemplo , uma satisfação maior ainda seria se o garçom trouxesse uma porção de amendoim, aperitivos, etc. Porém é arriscado em um projeto aumentar o seu escopo para satisfazer o cliente, tudo tem um limite, o cliente pode acostumar com esse tratamento e mesmo não sendo obrigatorio no projeto pode causar descontentamento caso não venha a ocorrer em novos projetos deste cliente.



- o não conhecimento sobre o assunto do escopo pelo GP: em projetos onde não se tem muito conhecimento das atividades necessárias, deve-se buscar o conhecimento de pessoas especializadas, consultores, recursos com conhecimentos técnicos do assunto, lições aprendidas, etc. No caso do email do estudante, deve-se verificar sobre outros projetos de construção, conversar com construtoras, verificar documentações como licença e alvará, etc.

- documentar o que vai ser feito e o que não vai ser feito: um dos problemas comuns em levantamento de escopo é deixar o escopo aberto e não definir itens que não fará parte do espoco, sendo que quando não é definido que não será feito o cliente pode achar que esses itens deveriam obrigatoriamente fazer parte do projeto. Isso gera desconforto, problemas com gold plating, atrasos e estouro de orçamento. lembre-se, documentar o mais claro possivel o que será feito e o que não será feito.

- nível de definição do escopo: ao levantar o espoco do projeto, as atividades devem ser descritas na WBS (EAP) onde deve-se cuidar até que nível você vai decompor as atividades, decompro em niveis altos pode causar problema com agrupamento de atividades em uma unica tarefa e prejudicam o controle do andamento do projeto, decompor demais também irá prejudicar seu projeto, onde o GP vai gastar muito tempo deconpondo e controlando o andamento das atividades.

Coloquei alguns itens, porém a definição junta um aglomerado de informações, conhecimentos e pessoas, não deve ser feito sozinho pelo GP, todos stakeholders devem ser envolvidos, as atividades e entregas devem ser claros para todos, pois o escopo é a base para o cronograma e para definição de outros intens do projeto (recursos, riscos, contratações, etc) mas esses itens ficam para posts futuros no blog!

att.
Marcus

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