Comunicação

Você tem um plano de comunicação adequado em seus projetos?

Uma das qualidades mais importantes do gerente de projetos é a comunicação. Não que o gerente de projetos precise ser um "vendedor" ou falar pelos cotovelos, mas este deve saber falar com as pessoas certas na forma correta, formal ou informal e captar que as mensagens são recebidas.
Mas o que quero comentar é sobre a comunicação em projetos, no plano de comunicação em si.
Planejar como serão feitas as comunicações, que informações são importantes para cada parte interessada, qual frequência buscar informações e acompanhamentos e quais ferramentas utilizar para a comunicação. Toda comunicação que venha a impactar no projeto deve passar pelo conhecimento do GP. Este por sua vez deve saber quais as partes interessadas devem receber essas informações. A linguagem para os gerentes e patrocinadores normalmente deve ser formal e com dados como gráficos e planilhas que tragam os resultados mais rapidamente, nada de informações muito técnicas .
Por outro lado para falar de informações de pacotes de trabalho com membros da execução do projeto e informações técnicas, não é necessário uma comunicação formal, porém lembrando que quando necessário é importante registar as informações mesmo que de forma informal por escrito. Manter os registros das informações e decisões tomadas é sempre importante.

A frequência de comunicação também é de extrema importância. Ficar encima da equipe a todo momento estressa a equipe e ocupa um tempo do GP que poderia ser utilizado em outras atividades, algumas atividades devem fica nas mãos de membros da equipe os quais se tem confiança.
Porém largar informações na equipe e não acompanhar os acontecimentos resulta em falta de controle. Tudo deve ser dentro do seu limite e em quantidades razoável sem omissões nem exageros.

Alguns projetos possuem equipes virtuais, participei de projetos em que metade da equipe ficou em uma cidade e metade em outra. Muitas ferramentas hoje em dia facilitam a troca de informações, ainda mais que tínhamos salas de tele e vídeo conferencia, msn, emails, telefone e o fuso horário era o mesmo nas duas regiões. Mesmo com todas essas ferramentas um encontro pessoal entre as equipes na hora de verificação de requisitos e na hora de verificar as entregas ajudou a formar uma força e vínculos mais fortes em busca do resultado final.

Planejar como a comunicação será feita e manter dados corretos para as pessoas certas em quantidades eficazes e registrar essas informações parece simples, mas deve ser tratado com cuidado, qualquer ruído pode prejudicar as atividades e causar futuros problemas em seu projeto.

att.
Marcus Machado

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