Visão Sistemática em Projetos

A um tempo eu estudei o livro de Teoria Geral de Sistemas do biólogo austríaco Ludwig Von Bertalanffy ( apresantado a mim por um grande professor Claudiomir Selner), um livro antigo (publicado entre 1950 e 1968) e que é apresentado em muitos cursos de informática e sistemas de informação.

Bertalanffy explica a teoria de sistemas, com um texto pesado e de literatura nada fácil onde pode-se encontrar informações de variação de sistemas conforme:

- Constituição : físicos ou concretos e abstratos ou conceituais.
- Natureza: fechado ou aberto.

Os sistemas o qual os processos de gestão de projetos do PMBOK representam são sistemas abertos, os quais trabalham com a troca de energia entre o meio externo e o interno, sendo adaptativos, buscando se reajustar ao meio em que estão envolvidos.

Projetos em si são sistemas abertos, como um sistema aberto o projeto assim como a organização possui funções primarias:

- eles nascem, evoluem, e morrem, no caso dos projetos eles tem um fim, seja positivo ou negativos.

- possuem total influência com o meio externo, a troca de energia (informações e ações) com outros sistemas (organizações, stakeholders, empresas, outros projetos, etc).

- possuem a perspectiva de controle com feedbacks de informações e ações em pontos de alavancagem estratégicos.

O conjunto de conhecimentos apresentado pelo PMBOK divide-se em termos de aprendizado em 9 áreas de conhecimento: integração, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, risco e aquisições. Cada item pode ser estudado e verificado separadamente, porém jutamente com os 5 processos: iniciação, planejamento, execução, momitoramento/controle e encerramento onde esses itens se misturam e uma mudança afeta todo o sistema ,que afeta outros sistemas externos, afeta pessoas, afeta economias, afeta estratégias e futuros de corporações.



A abordagem sistemas trabalha com fatores que em projetos são muito importantes:

-> dividir para conquistar: a divisão das atividades, das estapadas, distribuições de responsabilidades, etapas planejadas, são formas sistemicas para alcançar o todo.

-> Olhar o todo: ao mesmo tempo que a divisão é necessária não pode-se esquecer do olhar para o todo, ter uma visão ampla do sistema e identificar todas as partes afetadas direta ou indiretamente no sistema.

-> verificar os detalhes: os detalhes fazem a diferença, podem aparecer durante o andamento do projeto (desenvolvimento do sistema) mas deve ser sempre verificado em busca de melhor solução. Sempre lembro do exemplo na corrida espacial dos anos 70 e 80 a história do desenvolvimento da "caneta espacial" dos americanos e o uso do lápis pelos Russos.

-> analogias: na teoria geral de sistemas a analogia refere-se ao reuso de métodos que deram resultados positivos para soluções e desenvolvimentos evitando gastos desnecessários, em projetos isso se reflete em lições aprendidas e demais fatores ambientais e ativos organizacionais da empresa.

Para quem conhece o guia do PMBOK sabe que nos processos e conjunto de conhecimentos apresentados existem as entradas, as ferramentas e as saídas de cada processo, e que esses itens na verdade são um conjunto de troca de informações, sinergia, feedbacks, uma relação entre vários subsistemas e as partes de um todo.

Pode-se dividir o projeto em sistemas de nível macro, onde cada projeto se relaciona com outros projetos, programas e fazem parte de um sistema maior, o portfólio da empresa. Também existe o sistema mais amplo que é o ciclo de vida do produto, diferente do ciclo de vida do projeto.
Em níveis médios pode-se relacionar sistemas como partes do projeto, processos e etapas. Relação de um projetos com patrocinadores, gerencias, equipes envolvidas, clientes, etc.
Em níveis mais específicos pode-se relacionar controles no sistema, controle de qualidade, desempenho, comunicação, documentos e atualizações dos mesmos, controle dos risos e acompanhamento. O controle de causa e efeito também é aplicado neste nível do sistema.


A teoria de sistemas é antiga e se aplica tanto a pessoas, organizações como a projetos, em vários níveis, em vários pontos de alavancagem e nas consequencias que um sistema sobre em relação a troca de energia e a alimentação cíclica e retroativa entre projetos e processos dos projetos.

De forma implícita um Gerente de Projetos acaba estudando e aplicando teoria de sistemas, pois todos estamos envolvidos em vários níveis e tipos de sistemas, quanto melhor entendermos a forma sistemática que as ações trazem, melhor preparados estaremos para os resultados e ações resultantes.

Essa é apenas um introdução superficial a teoria geral de sistemas e a relação com Gestão de Projetos. Pretendo em futuros posts entrar com mais detalhes e explorar esse conhecimento aplicado a projetos.


Um abraços!
Marcus Machado








Comentários

  1. Muito legal essa relação Marcus.

    Nosso grande professor Selner nos mostrou o Bertalanffy, grande livro realmente.

    Um abraço,

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  2. Tô orgulhoso, caríssimo Marcus!!! Parabéns pela iniciativa desse blog! Forte abraço e $uce$$o adiante em sua carreira.
    Prof. Claudiomir

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