Gestão do Conhecimento em Projetos



Na ultima edição da revista Mundo Project Management (ano 5 número 27), revista dedicada a Gestão de Projetos, Programas e Portfólio, a matéria de capa titula-se “Gerir Projetos Requer Gerir Conhecimentos - O Sucesso como um Hábito”, uma matéria muito interessante escrita pelo Sr. Paulo Yazigi Sabbag* .

Vou comentar sobre o artigo desta revista, porém o artigo contém muito mais informações do que eu vou comentar aqui, fica a dica para lerem o artigo completo e os demais artigos que a revista trás, não estou ganhando nada ela propaganda. (rs...), porém a matéria trata a gestão do conhecimento de uma forma muito interessante, e que normalmente não é vista pelos gerentes de projetos e PMO’s. Também colocarei algumas opiniões e experiências minhas .


Antes de ler o artigo citado eu via a realidade da maioria dos projetos, em que normalmente não é planejados a gestão do conhecimento, simplesmente são verificados os recursos com algum conhecimento relacionado ao projeto em questão ou pior ainda, é feito o planejamento das durações das atividades sem verificar o conhecimento necessário, o tempo gasto para equipe adquirir este conhecimento, e não é verificado a curva de aprendizagem para as atividades.



O artigo GERIR PROJETOS REQUER GERIR CONHECIMENTOS traz a idéia de realmente tratar o conhecimento como uma área de conhecimento do PMBOK, sendo que essa área teria os processos :


- Planejar a Gestão do Conhecimento (Planejamento)

- Ativar base do conhecimento (Execução)

- Disseminar conhecimento (Execução)

- Monitorar/Controlar Capital Intelectual (Monitoramento e Controle)


Colocar a Gestão do conhecimento como uma área de conhecimento mostra a preocupação de compartilhar e aprimorar o conhecimento dos membros da equipe e da organização. O contexto de projetos já não é muito favorável ao aprendizado devido até a falta de um controle sistemático do conhecimento e as aplicações e normalmente não faz parte do escopo do projeto (assim como nos custos e tempo também) a parcela de aprendizado e conhecimento. As situações corriqueiras de falta de tempo e desmotivação dos recursos também ajuda ao não aprendizado e compartilhamento das informações, sendo que em muitos casos os projetos possuem um sucesso mais por tentativa e erro do que por uma solução planejada e com preparação para futuros projetos. Neste ponto entra também o PMO, responsável pelos padrões dos projetos, coleta de informações, analise estratégica e controle macro e que muitas normalmente esquece da Gestão do conhecimento, o qual não limita-se apenas em compartilhar e integrar os conhecimentos, mas a quantificar o sucesso deste em relação ao projeto em questão e a outros projetos da corporação.


Por experiência própria vejo que muitas vezes a falta de Gestão do Conhecimento leva a dependência de projetos a alguns recursos chaves, os quais podem vir a se tornar um gargalo dependendo do número de projetos envolvidos e da alocação dos recursos. Outro ponto seria que em caso do recurso sair da organização o custo e tempo para repor a falta de um conhecimento específico pode levar ao insucesso.

O conhecimento deve ser planejado, executado e monitorado de alguma forma quantitativa. Deve ser sistemático. Um sistema integrado para desenvolver as habilidades e competências dos recursos e da organização.

Os processos de gestão para conhecimento podem ser divididos nos processos:


Planejar Gestão do Conhecimento


O planejamento da gestão do conhecimento trata em estimular os conhecimentos técnicos e gerenciais da equipe, onde deve ser levado em consideração o custo do conhecimento. Neste processo deve ser estimulada a inovação, traçar as competências e reforçar o trabalho em equipe. O desenvolvimento dos recursos também é verificado no processo de Desenvolver a equipe do projeto, onde suponho que poderia ser acrescentado o plano de gestão do conhecimento.


Ativar sistemas de conhecimento


Estamos falando agora de execução, onde a gestão do conhecimento deve estar relacionado ao plano de comunicação do projeto, a idéia é que as informações e conhecimentos adquiridos possam também ser repassados e distribuídos.

A documentação de novos materiais, novas estratégias, estudos, livros, depoimentos, procedimentos, etc. deve ser realizada, formando um banco de conhecimento para a organização. Neste ponto podemos sugerir ferramentas como blogs, fóruns ou mesmo uma forma de divulgação. Muitas vezes participantes de outros projetos podem estar com problemas parecidos e que outros tenham soluções melhores. Estimular a troca de informações e o registros destas é muito importante.


Disseminar conhecimento

Ainda na execução temos a disseminação das informações. Disseminar é mais que espalhar, é ampliar, aplicar, estimular que o conhecimento seja divulgado e aprimorado. Deve ser visível e reconhecido, pois “conhecimento é poder”. O reconhecimento melhora a reputação, a reciprocidade e o altruísmo. Já dizia a teoria da Motivação de Herzberg (Teoria da Higiene) que motivação para um individuo não seria um aumento de salário (mas a falta deste desmotiva) pois é momentâneo e sim o reconhecimento e respeito trazem a motivação ao indivíduo.


Monitorar e Controlar o Capital Intelectual


Como a maioria dos processos, o capital intelectual precisa ser monitorado, é necessário verificar se esse gasto e tempo realmente valeram a pena, verificar se os ganhos motivacionais, ganhos nos desenvolvimentos pessoais e que resultam em ganhos nos desenvolvimentos dos projetos foram alcançados. Deve-se tentar buscar uma forma tangível de avaliar o quanto o conhecimento agregou ao projeto e a organização pois senão vira apenas uma doutrina.


O conhecimento deve ser expendido, reconhecido, distribuído e ampliado. É necessário planejar, orçar , aplicar e monitorar o quanto o conhecimento agrega a organização de forma sustentável.

Como a aplicação de gestão do conhecimento o sucesso coletivo dos projetos e seus envolvidos pode ser verificado ao invés de sucessos heróicos de poucos recursos e a verificação da carência de recursos com o conhecimento necessário.

Estes são alguns pontos da matéria do Sr. Paulo Yazigi vistos pelo meu ponto de vista e experiências próprias. Para aqueles que tiverem interesse nessa matéria fica a dica de leitura da revista Mundo Project Management.


Um abraço!

Marcus Machado .


Referencias deste artigo: www.mundopm.com.br/ed27/artigo01_referenciasBibliograficas.html


* Paulo Yazigi Sabbag, Doutor pela Fundação Getúlio Vargas, Mestre e Engenheiro pela Escola Politécnica da USP. PMP desde 1998, Diretor da Sabbag Consultoria desde 1993, fundador dirigente do PMI-SP.

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